Club oprichten
Stap 1 De Naam
De vereniging moet een unieke naam hebben. De naam van de nieuwe vereniging mag niet lijken op die van een bestaande vereniging of bedrijf. Voordat je de naam kiest kun je in het online handelsregister opzoeken of de naam niet reeds in gebruik is. Je kan ook opzoeken of de domeinnaam nog vrij is.
Schrijf je vereniging in bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK).
Stap 2 Doelstelling
Er is een verschil tussen de doelen die je stelt in de statuten en de doelen die jullie jezelf als vereniging stelt. De doelstelling voor de statuten van de vereniging, de zogeheten statutaire doelstelling, zal door de notaris worden bekeken. Je moet proberen om de doelstelling in de statuten concreet te houden en tegelijk niet te beperkt. Van een te beperkte doelstelling kun je later last hebben. Een korte uitleg.
Regionale beperking.
Je wilt iets gaan doen in Deventer. Als je in de statuten nu zou opnemen dat de doelstelling van de vereniging is beperkt tot het hebben van een vereniging in Deventer, dan zit je daar voor altijd aan vast. Je mag namelijk als vereniging geen activiteiten uitvoeren die buiten de doelstelling van de vereniging vallen. Je kan het dan regionaal beter als volgt omschrijven: “een volkstuinvereniging in Deventer, of elders in Overijssel.”
Aard van de activiteiten.
Je wilt iets gaan doen aan sport en spel. Als je de doelstelling te beperkt opschrijft dan kan je niet iets doen om bijvoorbeeld kinderen te helpen op een andere manier. Dus schrijf dan: “het organiseren van sport en spel, voorlichting of andere projecten.”
De doelstelling zoals jullie die als vereniging hanteren moet je proberen zo “SMART” mogelijk op te stellen. Dat wil zeggen dat je concrete doelstellingen formuleert die een bepaald doel nastreven met een meetbaar resultaat. Bovendien geef je een horizon aan. Dus: we willen binnen 3 jaar 150 leden hebben.
Stap 3 Middelen
Het doel van de vereniging mag niet zijn het maken van winst. De vereniging streeft iets na om te bereiken, anders dan het verdienen van geld. Dat wil niet zeggen dat een vereniging geen winst kan maken op bepaalde activiteiten. De winst moet echter besteed worden aan het doel en kan dus niet uitgekeerd worden aan de oprichters, bestuurders of leden. Is dat wel je doel, dan moet je een coöperatie oprichten. Je moet bedenken hoe je als vereniging aan geld komt. Alle verenigingen vragen een bijdrage aan de leden, de zogeheten contributie. De vereniging moet op zoek naar subsidies, donaties en andere inkomsten. Schrijf deze op, ook hier liefst ruim geformuleerd.
Via de website van Gehandicaptensport Nederland vind je meer informatie over het lidmaatschap voor bocciaclubs. Een lidmaatschap bij Gehandicaptensport Nederland is noodzakelijk voor deelname aan de bocciacompetitie.
Stap 4 Adres en dergelijke
Elke vereniging moet een adres hebben. De adressen van de bestuursleden worden niet openbaar gepubliceerd in het handelsregister. De notaris heeft altijd een adres nodig. Die moet namelijk de bestuursleden kunnen controleren in de openbare registers.
Je kunt direct al opgeven wat het webadres gaat worden. Dan kan de notaris dat gelijk inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Als je nog geen website en/of domeinnaam hebt dan kan je dat ook later zelf doorgeven.
Stap 5 Bijzondere fiscale wensen
ANBI of SBBI. Alleen formele verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid komen in aanmerking voor fiscale tegemoetkomingen. Het kan zijn dat je straks inkomsten wilt halen uit donaties. Er zijn twee verschillende fiscale statussen die hierbij van pas kunnen komen. De ANBI status is de meest interessante. De donateurs kunnen dan de giften aftrekken van de belasting. Om de ANBI status te ontvangen moet je als vereniging wel aan wat eisen voldoen. Lees hierover uitgebreid op de site van De Belastingdienst. Kort gezegd: het bestuur moet onafhankelijk zijn en uit minimaal drie personen bestaan. Er moet een website zijn en een beleidsplan. De jaarrekening moet door een onafhankelijk persoon worden opgesteld. Kies je voor de ANBI status, geef dit dan door aan de notaris die de statuten opstelt.
Een SBBI is eigenlijk een zeer lichte vorm van ANBI. De giften aan een SBBI zijn voor de donateur niet aftrekbaar. De SBBI is zelf geen schenkbelasting verschuldigd.
Stap 6 Organisatie en bestuur
Bestuur
Ons advies is ook om het bestuur niet te groot te maken. Hoe groter het bestuur, hoe langer de vergaderingen duren en hoe moeilijker het nemen van besluiten wordt. Maak liever ad hoc een commissie om meer mensen bij de vereniging te betrekken. Daarvoor kun je ook gebruik maken van een Huishoudelijk Reglement.
Hoeveel bestuurders?
Het bestuur van een vereniging bestaat in ieder geval minimaal uit twee personen, maar minimaal drie is het meest gangbaar. In het algemeen is een oneven aantal bestuurders aan te raden. Bij eventuele besluiten waarover gestemd moet worden is er dan altijd een meerderheid. Een groot aantal bestuurders leidt vaker tot langdurige vergaderingen.
Zittingsduur bestuurders.
Mogen de bestuurders voor eeuwig zitten? Als je een vereniging met alleen bekenden opricht vermoedelijk wel. Maar je kan ook een beperking opnemen aan de zittingsduur. Daarbij kan je dan ook bepalen dat de termijn bijvoorbeeld eenmaal kan worden verlengd. Om te voorkomen dat iedereen tegelijk weg moet, staat in de statuten dat het bestuur een schema opstelt.
Beloning bestuurders.
Er zijn verschillende vergoedingen mogelijk. De eerste is standaard, de bestuurders kunnen hun onkosten die ze voor de vereniging maken declareren. Denk aan reiskosten of andere directe uitgaven. De tweede vorm is dat er een vergoeding is voor de bestuurders. Deze vergoeding is voor de tijd en moeite die de bestuurders investeren in de vereniging. De fiscus kent een vrijstelling voor vrijwilligers, je vindt de actuele cijfers op de site van De Belastingdienst.
Boekjaar.
Een boekjaar loopt normaal gesproken van 1 januari tot 31 december. Je kan kiezen voor een andere looptijd. Je kan het eerste boekjaar bovendien samenvoegen met het tweede. Hiermee spaar je kosten en werkzaamheden uit in het eerste jaar van jullie bestaan.
Stap 7 Zorg voor voldoende vrijwilligers
Een vereniging valt of staat met jouw leden; zij zijn in feite het kloppende hart van de vereniging. Om de organisatie draaiende te houden, heb je dus een of meer trouwe vrijwilligers nodig.
Of het nou gaat om het verzorgen van trainingen of voorlichtingsbijeenkomsten, het organiseren van een jubileumfeest of het bijhouden van het clubblad: hiervoor kun je vaak bij enthousiaste leden terecht.
De meest succesvolle methoden om nieuwe vrijwilligers te vinden, zijn mond-tot-mondreclame van jouw huidige leden, het verspreiden van folders in de buurt en het plaatsen van oproepen op bijvoorbeeld de Twitter- of Facebook-pagina van de vereniging.
Tip: om vrijwilligers gemotiveerd te houden, is het voor veel verenigingen gebruikelijk om een jaarlijks uitje te organiseren of hun actieve leden een presentje te geven.
